RPAとは?基本機能と活用例・選び方まで網羅的に理解する!

RPAとはRobotic Process Automationの略で「ロボットによる業務の自動化」と表現されます。工場のライン作業がロボットによって自動化されたように、PC上での作業を自動化するものです。

RPAの市場規模は拡大し続け、働き方改革・人口減少社会におけるビジネスの新しいスタンダードモデルとして定着していくことが予想されています。

RPA市場推移の予測

RPA市場のグラフ

2018年度には2016年度の5倍強となる44億円、2021年度には同10倍強となる82億円と、今後も継続的な伸びが見込まれる
出典: ITR Market View:AI/RPA市場2017

今回はRPAの概要・RPAでできること・RPAツールの選び方まで、総合的に解説します。

 

1 RPAとはどのようなものか?

この章ではRPAとは何か、何ができるのか、他のツールとどう違うのかを把握しましょう。

RPAとは「ロボットによる業務の自動化」であり、本来は「業務を自動化する取り組み」のことです。同時によく耳にする「デジタルレイバー(仮想労働者)」は、人に変わって作業をするロボットそのもののことを指します。

しかし最近はRPA=ロボットという認識で話をされることも多いため、RPAの定義としてはロボット(デジタルレイバー)の意味も含んでいると考えてよいでしょう。

「RPAで仕事を自動化しよう」
→自動化の取り組みを行って仕事を自動化しよう
→ロボットで仕事を自動化しよう

どちらの意味合いでも捉えられるため、そこまで神経質に使い分けなくても大丈夫です。

 

2 RPAの基本的な機能

RPAは人間がPC画面上で行う作業についてはほぼ完全に自動化することができます。
具体的な機能としては下記があげられます。

・文字入力などキーボードで行う操作
・クリック・ドラッグなどマウスで行う操作
・画面上の文字・色・図形・画像の認識
・様々なアプリケーションの起動・操作
・時間を指定しての実行
・指定した手順の実行(条件分岐も可)

 

3 RPAとマクロ・AI・ERPの違い

実際、上記のような機能をみると、Excelのマクロでもできるのでは?と疑問に思う方もいるでしょう。
そこで業務の自動化ツールと聞くとイメージされる、ExcelのマクロやAI、その他の業務基幹システム(ERP)とRPAがどう違うのかをまとめました。

 

【マクロ】自動化できる業務の幅と難易度に課題が残る

基本的にはExcelの処理を自動化するもの。他のアプリケーションとの連携も可能だがそのためにはVBAなどのプログラミング言語の理解が必須で操作の難易度が高いのが難点です。大量のデータ処理時は動作が遅くなることも。詳しくは「RPAとマクロの違いを表で比較!どちらで自動化すべきかまでアドバイス」をご覧ください。

 

【 AI 】自ら学習し提案してくれる。今後のRPAとの連携に期待

人工知能が自分でデータを分析し、改善案などを提案してくれます。AIは一部のRPAでは連携して使用されているものの、まだまだ発達中の技術で初期投資額も大きくなります。今後の精度の向上とのRPAとの連携の普及が期待されます。

 

【ERP】情報の統合管理を目的に作られている業務システム

Enterprise Resources Planningの略で「業務基幹システム」と呼ばれ、会計管理システム、販売管理システム、在庫管理システムなど情報を管理するシステムです。ERPは業務の自動化よりも情報の統合管理を主軸に置いたツールです。

 

【RPA】簡単に自動化のフローを設定できる注目のツール

人間がPC上で行う作業を自動化するためのツールです。プログラミング知識がなくてもアプリケーションを跨いだ操作も簡単に自動化できます。

 

4 RPAで自動化できる5つの業務例

1つ1つのRPAの機能を理解したところで、実際にどのような業務を自動化できるのか、ここでは5つの例をご紹介します。

 

①入力作業の自動化

請求書や領収書などの書面をOCRで読み込み、データとして表にまとめることが可能です。
まとめた後は決裁者へ支払いの承認要請を自動で行い、承認されたら自動で支払いまで行えます。この一連の作業では、大きな会社ほどかなりの入力作業と正確性が求められます。

※OCRは現状では90%以上の識字率があり確認作業を行う必要があるのが現状です。

 

②照会作業の自動化

複数の業務システムやExcelファイルでデータを管理していると、それぞれの数値がズレてないかの照合作業が必要になります。
特に経理業務においては、この照合作業(突合)にかなりの時間をかけている企業は多いでしょう。このような作業こそRPAの得意分野で、RPAツール「Trintech」では実際に100万件の照合を1分で終わらせることも可能です。

 

③問合せ対応の自動化

自動でメールを送受信することも可能です。
業務の中で、承認が得られたら次の承認先にメールを自動送信したり、受信したメールの添付ファイルを認識して指定のフォルダにダウンロードすることもできます。

 

④情報収集の自動化

競合商品の調査など、1サイト1サイト毎週・毎日自力で巡回してメモをとっていたのも全て自動化できます。
ログインが必要なサイトでも、入力場所・文字を指定してあげれば自動でログインして、サイト内の情報を集めることが可能です。

 

⑤レポート生成など出力作業の自動化

日々の売上情報や支払い情報などをロボットが各部門から収集して回り、データをリアルタイムでレポーティングすることが可能です。

特に経営者や役員など、上層部ほど多くの部署の数値を把握しなければなりませんが、会社が大きくなるほどデータのまとめ作業に時間がかかり、各部門のリアルタイムの情報にふれることは難しいものです。

RPAでレポーティングを自動化してしまえば、これまで月1回しかできなかった全体ミーティングが、必要な時に、すぐに、現状のデータを用いてミーティングできるようになります。

 

5 RPA導入の4つの利点と弱点

業務を自動化するということは生産性の向上はもちろん、他にも様々な影響を与える可能性を秘めています。
ここではRPAを導入することにより、組織がどのように変わるか、RPA導入のメリットを紹介します。

 

①圧倒的な処理速度で生産性が向上する

RPAは人間よりも早く作業を行えるため、業務内容さえ登録してしまえば、圧倒的な速度で業務を片付けてくれます。単純な照合作業や入力作業であれば10倍以上の時間短縮も可能で、その分、意思決定や次のアクションにも早く取り掛かることができます。

 

②ミスの心配がない

人間が作業する場合はどうしてもミスが発生してしまいますが、RPAは登録されている業務フローに従って、忠実に処理をしてくれるため、ミスをする心配はほぼありません。ただ、そもそものフローや設定した数値が間違っていないことが大前提になります。

 

③人手不足の解消・人材をより高次元の業務へシフトできる

RPAは人間が行う業務を代わりにやってくれるため、その分人手不足を解消できます。

例えば経理業務であれば、毎月データの突合などに多くの時間を割いていますが、これを自動化することで、人材を財務戦略を立案する部署に配置でき、会社経営をより強固にすることが可能です。

また、非正規社員においても、ただ契約を切るのではなく、新規事業にあてることで事業の成長スピードもこれまでより早くなることが期待できます。

 

④あらゆるコストを削減し、新規事業への投資・価格競争へも対応できる

業務の自動化により人件費を大幅に削減することが可能です。また、ある企業では自動でデータ収集をするRPAを組んだことで、それまでデータ販売会社から購入していた費用を1000万円ほど削減できたという例もあります。

 

RPAの弱点:例外ケースには対応できない

RPAは指定された動作を高速に行うことができますが、指定されていない例外ケースに直面した場合、エラーとして表示はしてくれるものの、エラーを改善するアクションは実行できません。

例えば、競合サイトの商品をチェックして価格など特定の情報を抽出する場合、そのサイトのデザインが変わってしまうと上手く情報を抽出できません。

特にwebサイトにおいては、ERPなどのシステムよりも頻繁に更新されるため、その都度人の手でRPAの動作を設定する必要があります。

 

6 RPAの進化を表す3つのクラス

RPAは様々なアプリケーションを横断的に自動処理できる便利なツールですが、今後はAIと連携していくことにより、更に自動化できる業務の幅を広げていくことになります。

 

Class1:RPA(Robotic Process Automation)

「ロボットによる業務の自動化」。人がPC画面上で行う単純操作を自動化できる段階。具体的にはクリック、文字入力、コピー、ペーストなどの様々な操作を、アプリケーションをまたいで実行することが可能です。データの収集や会議室予約、データの相違のチェックなどを高速で処理できます。

 

Class2:EPA (Enhanced Process Automation)

Enhancedは「強化された」という意味を持ちます。この段階ではRPAの機能に加え、RPAでは対応できなかった複雑な分析作業まで自動化することが可能です。RPAでもデータの収集は可能ですが、そのデータから規則性を見つけ出し、将来を予測し提案するのがEPAとなります。

人が事業計画を立てるときに考えるような、商品の売れ行き、顧客の推移など様々なデータをもとに予測レポートを作成することが可能です。

 

Class3:CA(Cognitive Automation)

Cognitiveとは「認知」を意味します。データの収集・分析だけでなく、その分析結果が良いのか悪いのかと「認知」し、どうすべきなのか意思決定できるのがCAです。

この段階では高度なAIと連携することにより、ディープラーニングを通してロボットが自ら成長していきます。また、数値データだけでなく言語も理解し判断することにより人間同様の業務を任せることも可能になります。

例えば、コールセンターや電子メールなどで来た問合せに応答し、解決したらその案件を記録として残し、更に今後の対応に活かすというプロセスを自動で行うことができます。

 

Class2とClass3に関しては取り組んでいる企業もありますが、まだまだ発展途上の技術であり、正確性や導入コストの面で課題があります。現在はClass2やClass3に備えて、まずは即効性がありコストを回収しやすいClass1のRPAを導入する企業が増えているのが現状です。

 

 7 RPAツールを選ぶ前に考えるべきこと

 

①RPAツールの種類を把握して自社にあったツールを絞り込む

最近は様々なRPAツールが販売されるようになり、全てのツールのヒアリングを行うのは現実的ではありません。まずはある程度RPAの種類を大別することで、自社にあったツールを振り分けることができます。

この章では下記の視点で見比べていきます。
・汎用型 or 特化型
・サーバー型 or デスクトップ型

 

汎用型RPAと特化型RPAで比較する

RPAは、業務フローを自分で設定することで画面上のあらゆる操作を自動化できる汎用型と、人事や経理などある分野に特化することにより行き届いた機能と設定の簡単さが魅力の特化型の製品があります。

 

汎用型RPAのメリット

汎用型のメリットは設定次第であらゆる操作を自動化できることです。
どのソフトのどのボタンを押して、どのテキストを選択して、コピーして…というように一つ一つの操作を細かく指定してあげることでPC画面上のあらゆる操作を自動化できます。

 

汎用型RPAのデメリット

一方デメリットは手間がかかるということです。
一つの業務工程が非常に長い場合・条件分岐が複数ある場合は初期設定だけでも多大な時間を費やすことになります。

一度作ってしまえば社内で共有できますが、使用する業務システムや参照するwebサイトのアップデートにより、デザインや仕様が変わってしまうと、その都度メンテナンスをしなければいけないという手間がかかってしまいます。

 

特化型RPAのメリット

人事や会計などに特化したRPAのメリットは、業務フローやレポートのテンプレートがもともと搭載されていたり、その他にも様々な機能が搭載されていることです。

例えば、会計・経理業務に特化したRPAは、仕分入力・勘場照合・月次の締め作業・レポーティングなどの一連の業務が予め自動化パッケージとして搭載されています。

特化型のRPAは、細かい部分にも配慮がされており、消費税・法人税などの法令が変更された際にも自分で設定する必要はなく、自動で対応されるものがほとんどです。

また、Trintechのように会計業務に特化し、多くの企業に導入されているようなRPAの場合は、同業他者の同業務に対する処理工数などをベンチマークとして共有できる機能もあります。これも一つのジャンルに特化しているRPAならではの機能でしょう。

 

特化型RPAのデメリット

デメリットとしては、やはりその分野でしか使えないということです。
複数の部署でRPAに取り組む際は人事RPA、会計RPAというようにそれぞれ契約する必要があります。

では、コストを削減するためには全社的に汎用型RPAで統一するのがベストかというと、そうではありません。

各部署ごとにコストダウンが見込め、且つメンテナンスなどの運用面も比較した上で、今後の業務が効率的に回るようであれば特化型RPAでも良いでしょう。

 

デスクトップ型とサーバー型で比較する

RPAはツールによって、そのシステムが動作する場所が異なりそれぞれに特徴があります。

 

デスクトップ型

デスクトップ型はPCごとにRPAツールをインストールし、個人のPC上で動作させます。そのため、PCのスペックによって処理速度が異なったり、そもそもOSがwindowsにしか対応していないツールもあり、macユーザーは使用できないなどばらつきがあります。

また、デスクトップ型の場合は、自分で作成した業務フローは自分のPCでしか見れないため、社内で共有するルールを作ることが大切です。

サーバー型

サーバー型は個人のPCにインストールする必要はなく、サーバー上でデータを処理するため、PCのOSやスペックに左右されず、ログインIDがあればどこからでも高速な処理が可能です。

また、個人がアレンジした業務フローも全員で共有することができるため、管理面でも便利です。

 

やはり機能的にはサーバー型がおすすめですが、サーバーを利用する分、デスクトップ型よりコストがかかります。数人で使う程度であれば、まずはデスクトップ型から検討してみるのも良いでしょう。

 

②本当に生産性が上がるかを見極める

RPAが普及し始めてから「思ったように成果が得られなかった」というニュースも目にするようになりました。そうならないためにも、導入を検討する段階で下記の視点を持ってベンダーとの話し合いを進めましょう。

 

継続的なコンサルがなくても問題なく使用できるか

RPAを導入する目的は自動化による業務の効率化・コストの削減です。
導入時はツールを使いこなすためにコンサルはなくてはなりませんが、半年以上経ってもRPAをカスタマイズするたびにコンサルが必ず必要になるようでは、システム利用料以外にもコンサル料が発生するため、コストの削減の効果は薄れてしまいます。

ツールの導入前に、導入トレーニング以外にも継続的なコンサルが発生するのか、発生するのであれば一般的にどのくらいの期間・費用が必要なのかをヒアリングしておきましょう。

 

自動化したい業務が本当に自動化できるか・採算がとれるか

思っていた以上に成果がでないもうひとつの原因は、事前打合せの詰めの甘さです。それゆえに、

・自動化はできたが予想以上にコストメリットがなかった。
・予想以上に自動化対応できる業務が少なかった。

という事態が発生してしまいます。そのようなことにならないために、導入前に考えておきたいことは2点です。

1. 現状の業務に対して、何人で合計何時間かかっているかを明確にし、その業務にかかっている人件費を算出する。

2.業務フローのステップを細かく書き起こしてどこが自動化すべきかベンダーとすり合わせる。

以下で詳しく見ていきましょう。

 

1. 現状の業務に対して、何人で合計何時間かかっているかを明確にし、その業務にかかっている人件費を算出する。

自社がRPAツールに「いくらまでかけられるか」の目安となります。
例えば人件費を半分にしたいのであれば、自動化したい業務にかけている人件費の半分まではRPAの利用料として支出していいことになります。
実際はRPAを管理する担当者の時間が必要になるため、「RPAの利用料+RPA担当者の人件費」でコストを算出する必要があります。

 

2.業務フローのステップを細かく書き起こしてどこが自動化すべきかベンダーとすり合わせる。

これは本当に自動化できるかどうかを検討するために必要なステップです。
ベンダー側のコンサルタントと一緒に考えていくケースが一般的ですが、それでも「思っていた以上に効果が得られなかった」という事態も発生しています。

これは、コンサルタントの方との自動化する業務のイメージの共有ができていなかったのが一番の原因でしょう。

専門分野に特化したRPAの場合は、コンサルタントも業界出身者がほとんどのため、業務フローを細かく理解していますが、汎用型のRPAの導入時は、導入するコンサルタントの方も経験のない分野で、社内でも事例のない案件を請け負うこともあります。

そのような場合に、自動化のネックとなるフローを見抜けないまま契約を進めてしまい、双方にとって悲しい結果になる可能性もあります。

特に汎用型のRPAを導入する際は、業務ステップを細分化し可視化したものをコンサルタントにしっかり伝え、契約前位に自動化が可能か判断してもらいましょう。

 

8 RPA導入によるトラブル事例

RPAを運用する際には、明確なルールを作って進めないと、様々なトラブルを招いてしまいます。

 

明確な自動化ルールがないために発生した不正処理

担当者が不在でも勝手に出退勤の打刻処理をしたり、休暇申請の承認や支払いの承認など、人の意思が介在すべき決裁まで自動化してしまう可能性もあります。

自動化すべき工程の洗い出しだけでなく、自動化してもいい工程とダメな工程を明確に示しておく必要があります。

 

野良ロボットの発生による様々なトラブル

自動化プログラムを組んだが、作成者の異動や退職で管理されなくなったプログラム「野良ロボット」は多くのトラブルを引き起こします。

・担当者が移動になった際に、それまで利用していたロボットの引き継ぎ・管理がなされず、誰も知らないうちに勝手にメールを返信したり、ファイルの書き換えなどを勝手に実行してしまう。

・売上報告や資金繰りのレポーティングの際に、出力工程の一部の数値が間違っているのに誰も気づかず、間違ったまま自動で処理を進めてしまい、経営判断に支障をきたしてしまう

・契約によってはロボット数や処理工数に応じて費用が増減することもあり、野良ロボットの発生に気づかず無駄な費用を支払ってしまう

このような野良ロボットを発生させないためにも、RPAの管理方法を予め定めておきましょう。

 

9 自動化するだけでなく、今後の働き方改革のビジョンを共有しよう

自動化によって10人かかっていた作業が2人で回せるようになった。RPAをうまく使えばこのようなことは当たり前になってきますが、リソースの削減・生産性の向上といった数値目標の達成だけを目的にしてはいけません。

数値目標はRPA導入の成果としてはわかりやすく、達成しなければいけないものですが、それだけを見ていると他の社員に悪影響を与える恐れがあります。

一部の優秀な人間は、自動化によって捻出できた時間で、自発的に勉強して新しいことにチャレンジし、キャリアアップしていくでしょう。

しかし、多くの人はそうではありません。

RPAによって自分の仕事が置き換えられ、最初は便利だと喜びはしても、徐々にRPAの領域が増えていくにつれ、将来的に自分の仕事がなくなるのではないかと不安を抱えるでしょう。転職を考え出す可能性もあります。

そうなる前に、人間にしかできない次の働き方を示し、やりがいを見出してもらう必要があります。

業務の自動化により負担の減った社員にどのような業務を任せるか、空いた時間で何ができるのかを考えるのもまた人間にしかできない仕事です。

ぜひ、RPAの導入が会社にとっても、社員にとってもプラスになるようなビジョンを描いてください。

 

今回のまとめ

RPAは業務の自動化ツールとして多くの企業で導入されており、今後は導入している企業とそうでない企業では、生産性に大きな差が生まれることでしょう。

 

RPAの基本機能

・文字入力などキーボードで行う操作
・クリック・ドラッグなどマウスで行う操作
・画面上の文字・色・図形・画像の認識
・様々なアプリケーションの起動・操作
・時間を指定しての実行
・指定した手順の実行(条件分岐も可)

 

RPAで自動化できる5つの業務

①入力作業の自動化
②照会作業の自動化
③問合せ対応の自動化
④情報収集の自動化
⑤レポート生成など出力作業の自動化

 

選び方① RPAの種類で比較し、絞り込む

汎用型 or 特化型
→全社でツールを統一したい・設定が多少手間でも自由度重視なら汎用型RPA
→部署ごとにコストダウンが見込めるなら操作が簡単で機能の行き届いた特化型RPA

デスクトップ型 or サーバー型
→機能的にはサーバー型がおすすめ。数人規模ならデスクトップも検討可。

 

選び方② RPA導入前に本当に生産性が上がるかを見極める

・継続的なコンサルがなくても問題なく使用できるか
・自動化したい業務が本当に自動化できるか、採算がとれるか

 

運用時の注意点
・RPAの運用ルールをつくりロボット作りの基準を明確にする
・作ったロボットの管理を行い野良ロボットを発生させない

RPAを使って会社と社員が満足するビジョンを描くこと