経理をクラウド化するメリットやデメリット、費用をチェック

経理のクラウド化とはPC端末にデータを入力・保存するのではなく、提供会社にお金を払うことでネットワーク上にデータを保管する方法です。インターネットとPCがあれば細かい設定などの必要がなく、すぐに始めることができます。

この記事では経理でクラウド化するメリットやデメリット、費用について解説します。

1.経理でクラウド化するメリットとデメリット

経理をクラウド化することで、従来の会計ソフトでは実現できなかった様々なメリットがあります。逆にデメリットが生じることも。それぞれ解説していきます。

1-1.メリット

クレジットカードや銀行と連携しやすい

従来の会計ソフトではクレジットカードの利用履歴や銀行口座の入出金を、会計ソフトに入力するには多大な労力と手間が必要でした。経理業務の中でも大きなウェイトを占めていています。

経理をクラウド化することで、カード会社やネットバンキングのデータと自動的に連携できます。この設定により、利用履歴や入出金について自動的に会計ソフトに反映されますので、これまでの入力作業が省かれます。

バックアップ作業が簡単

クラウド上で保存したデータはPC端末ではなく、ネットワーク上のクラウドサーバーに保存されます。そのため、従来の会計ソフトでは都度バックアップが必要だったり、万が一に備えてUSBメモリなどの外部記憶装置にデータを移し替えるといった手間が省かれます。

もしPC端末本体にトラブルが起きてもクラウドサーバー上にデータが保存されているので安心ですし、非常に簡単にバックアップを行えます。

作業ができるネットワークや端末が限定されていないため便利

クラウド化することにより、ネットワークや使用する端末が限定されません。ですので、PCを買い替えたり、入れ替えたりした場合などもすぐに作業ができます。

また、連携するクラウドサーバーにログインすれば誰でも作業ができるので、担当者が変わったときでも引き継ぎが容易で便利です。

1-2.デメリット

維持費がかかる

クラウド会計ソフトを導入すると、サービス全体に費用を支払うことになります。そのため個別にソフトを購入するのではなく、月額・年間使用料を支払うことになります。ですので、導入後の一定の月額・年間使用量のランニングコストを負担する必要があります。

クラウドに慣れるまで手間がかかる

従来の会計ソフトの操作に慣れていると、クラウド化にした場合に慣れるまで手間がかかる場合があります。クラウド会計ソフトは非常に便利ですが、反面複雑な機能も多く、使いこなすまで時間がかかります。

情報漏洩のリスクがある

確率は極めて低いですが、クラウド会計ソフトには情報漏洩のリスクがあります。クラウド上のデータセンターに会計データを預けるので漏洩しないとは言い切ることはできません。しかし少なくとも自社で管理するよりは盗難や情報漏洩のリスクは少なく、安心と言えるでしょう。

2.経理をクラウド化する際の費用相場

実際に経理業務をクラウド化した際の費用の相場をご紹介します。それぞれクラウド化サービスを提供している各社の費用例は以下のとおり

freee(フリー)

販売価格  【個人向け】980円~3,980円/月 

      【法人向け】2,380円~47,760円/月

やよいの青色申告オンライン/白色申告/やよい会計オンライン(法人)

販売価格  【青色】8,640円/年 or 12,960円/年

      【白色】 0円/年 or 8,640円/年

      【法人】28,080円/年 or 32,400円/年

マネーフォワード クラウド会計/確定申告

販売価格  【個人向け】0~2,480円/月

      【法人向け】3,980円 or 5,980円

SmileWorks(スマイルワークス)

販売価格  【月額】9,000円(税別)~

HANJO会計

販売価格  【月額】980円 or 1,980円

ジョブルポ

販売価格  【月額】980円

ちまたの会計(自治体やサークル等のコミュニテイ向け)

販売価格  【無料】無料(❇︎寄付により運営)

A-SaaS(エーサース)

販売価格  【月額】19,800円~

円薄会計シリーズ

販売価格  無料

・かんたんクラウド会計

販売価格  【月額】1,800円(税別)

3.クラウド化が望ましい経理業務

そもそも経理の業務は複雑で煩雑な業務が多いもの。ここではクラウド化が望ましい経理業務をご紹介します。例としては、

  • 帳簿・決算書・請求書の作成
  • 売買掛金の管理
  • 資金繰りの分析
  • 仕訳登録
  • 紙ベースで行なっている経理業務
  • クレジットカードや銀行と連携することで効率化が望める業務
  • インストール型の会計ソフトを使っているが、経理担当が十分に使いこなせていない場合
  • ネットバンキングやクレジット決済などをオンラインで行う必要が出てきた場合

など。クラウド化をすると計算などを自動で行えるため「簿記」などといった会計のソフトが不要になります。また、これまで手書きで行なっていた作業などのミスの削減にもなります。

カード会社や銀行口座と連携するすることや、オンラインで各種の手続きも可能です。その他、複雑で煩雑な経理業務の効率化ができます。

4.経理をクラウド化する際の注意点

経理業務をクラウド化する際にはいくつかの注意点もあります。それぞれ解説いたします。

4-1.インストール型ソフトよりもクラウド会計ソフトが安いとは限らない

従来のインストール型の会計ソフトの場合、導入当初だけ費用がかかりますが、クラウド型会計ソフトの場合は月額料金や年額使用料など継続した支払いが必要です。また、クラウド型会計ソフトは後から使用料金が値上がりするリスクもあります。

経理業務は長期的な運営が必要となるため、どちらのほうが結果的にコストが高いのかを検討する必要があります。

4-2.従来だと異なるセキュリティ対策が必要

経理業務をクラウド化することで、社内のPC端末の破損など物理的なトラブルには影響されることはありません。しかし、サーバートラブルなどが発生した場合に影響を受けてしまいます。

このためクラウドを提供している会社のセキュリティ対策などは十分に調べておく必要があります。

5.まとめ

経理をクラウド化するメリットやデメリット、費用について解説してきました。いかがでしたしょうか。

従来の会計ソフトと違い、クラウド型の会計ソフトを利用することで、サーバー上でデータ管理ができ、メリットも数多くあります。メリット・デメリットをよく理解して費用などを把握し、導入を検討してみてはいかがでしょうか。