クラウド型会計ソフトって普通の会計ソフトと何が違うの？
たくさんあるけど何を基準に選べばいいの？
最近主流になりつつあるクラウド型会計ソフトは「パソコンにソフトをインストールすることなく、サーバー上でデータのやりとりができる会計ソフト」です。注目されるだけあってインストール版の会計ソフトよりも大きなメリットがあります。
この記事ではこれから会計ソフトを検討する初心者や、会計ソフトの移行を検討をしている方向けに、クラウド型会計ソフトのメリットとデメリット、そして失敗しないための選び方を解説いたします。
１ クラウド型会計ソフト７つのメリット
①最新機能をいち早く使用できる
クラウド型のサービスは常にネットで繋がっているため、提供側にとってはアップデートしやすいというメリットがあります。つまり、ユーザーは最新の機能や不具合への対応をいち早く利用できるということです。今後も単純作業の自動化や分析の自動化、各種ツールとの連携など様々な機能が追加されていくことでしょう。
②金融機関と連携でき、各業務の自動化機能が充実している
自動化の一例として、多くのクラウド型会計ソフトには自動仕訳機能が付いています。あらかじめ普段使っている銀行などの金融機関の情報やクレジットカードを登録しておくことにより、金融機関との取引明細やクレジットカードでの支払いを自動的にクラウド型会計ソフトに取り込み、仕訳まで自動化することが可能です。
仕訳の自動化だけでも毎日の入力作業が非常に楽になりますが、他にも、取得した入金データに対して自動で消込作業を行う機能もあります。
③インストール不要だからパソコンのOSや容量の心配がない
クラウド型会計ソフトの大きなメリットは「インストールが不要」ということです。インストールが必要であればどうしてもパソコンのOSやメモリやHDDの容量を気にする必要がありますが、クラウド型会計ソフトの場合はPCに関する心配は不要です。
またクラウド型会計ソフトは、インストールが不要なためネットに繋がってさえいれば、タブレットだろうとすぐに導入をして使うことができます。
④データが失われるリスクが低い
インストール型会計ソフトであればパソコン自体にデータを保管するため、ウィルス感染や電源が入らないなど問題があった場合データが飛んでしまうことがあります。一方、クラウド型会計ソフトであればデータはサーバーに保管されており、基本的に個人のパソコンよりも厳重なセキュリティ対策と複数のバックアップを行っているため、データが失われるリスクは格段に低くなります。
⑤複数端末で場所を問わず利用できる
クラウド型会計ソフトはパソコンだけではなく、タブレットやスマホでも利用できます。それぞれのサービスのホームページを開いてIDとパスワードを入力してログインすれば、複数のパソコン・タブレット・スマートフォンで利用できます。
外出先で内容確認したい方にとっては非常に便利です。 サービスによっては iPhone やAndroid に対応した専用アプリを提供しているものもあります。
⑥操作方法が簡単なものが多い
クラウド型会計ソフトはインストール型会計ソフトに比べて、取引内容などの入力がシンプルなものが多くあります。インストール型会計ソフトは簿記の知識がないと使いこなせないものが多いですが、クラウド型のものは簿記の知識がなくても利用できるものが多いです。
⑦ヘルプデスクが充実しているものが多い
ソフトの使い方でわからないことがあれば、気軽に問い合わせができる「ヘルプデスク」を提供しているソフトがほとんどです。
メールやチャット、電話などでわからないことを聞くことができ、操作方法がわからず困ったときでも簡単に解決できます。また、確定申告の時期が近づいてくるとお知らせをしてくれるものもあります。
２ クラウド型会計ソフトの4つのデメリット
メリットの多いクラウド型会計ソフトですが、以下のようなデメリットもあります。よく理解した上で利用しましょう。
①反応が遅く感じることがある
一般的にクラウド型よりもインストール型の方が、操作に対する反応が速いものが多いです。インストール型は情報のやり取りが個人のパソコンでほぼ完結するのに対し、クラウド型はパソコンとサーバー間のやりとりが必要になるため、わずかに反応速度が遅くなるのです。
また、多くの方が同じサーバーを使っているため異常なほどにアクスがあったり、銀行口座との連携サービスなどが多くなって、通信に負担が増えたりすると速度が遅くなることがあるのです。 また、サーバーがメンテナンスをしていたら利用できません。
②セキュリティ面の不安がある
クラウド型会計ソフトに銀行口座やクレジットカードと連携させ、自動的に情報が反映されるのは便利でもあるのですが、一方で情報が漏洩してしまうのではと不安に思われる方も多いでしょう。
ただ、一般的にサーバーに対するセキュリティ対策は、個人のパソコンに対するセキュリティよりもしっかり対策が取られているものですが、利用者からはその内情が見えにくいため不安は拭えません。
不安であれば契約前に、外部からの攻撃に備えてどのようなセキュリティ対策を取っているのか、口座情報などのプライバシーどのように守られているのかヒアリングをするようにしましょう。
③ランニングコストがかかる
インストール型であれば初期費用だけですが、クラウド型であれば毎月料金を支払わなければいけません。月額料金は安く見えても年間でみると意外と大きな出費になっていることもあるため注意が必要です。
ただ、多くのクラウド型会計ソフトは無料体験期間がありますので、その間にオプションサービスも含めて使ってみて、本当に必要な機能のみを残しましょう。有料プランに切り替わった後でも、毎月または毎年更新されますので、自分に合ってないと思えば早めに他のサービスに切り替えることができるのは心強いです。
④ネット環境がないと使えない
クラウド型会計ソフトは、使うたびにログインをする必要があるためネット環境がないと利用できません。インストール型会計ソフトであればオンラインアップデートをする時以外はインターネット接続が必要ありません。
最近ではほとんどの事務所で wi-fi 環境がしっかりとしており、あまり大きなデメリットにはならないでしょう。しかし wi-fi が何らかの事情で接続できない場合は仕事も滞ってしまうため、社内にネットワーク管理者は必須です。
３ 失敗しないためのクラウド型会計ソフトの選び方
最近はクラウド型会計ソフトの数も増えてきており、それぞれにメリットデメリットがあります。ここでは失敗しないためのクラウド型会計ソフトの選び方をご紹介いたします。
①事業の状況に応じてプラン変更ができるものを選ぶ
それぞれの事業の状況によって必要な機能は異なります。特にスタートアップ企業であれば、はじめは機能を厳選して利用料も安く抑えたいとこるです。徐々に会社が大きくなってきたら機能を追加したり、より上位のプランへの乗り換えが必要になるでしょう。
そのため、機能やアカウント数が細かく選べること、上位モデルへの移行が面倒でないことは重要な視点となります。逆に会社の縮小の可能性があれば下位モデルへの移行も可能かどうかヒアリングしておきたいです。
②どの業務をどこまで自動化できるかで選ぶ
最近は経理・会計においても自動化が進んでいます。具体的には、請求書を作成することにより、売掛金や売上金が自動的に仕訳され、また同時に見積書や納品書が作成されたり、突合処理を自動化できたりなどです。サービスによって単一業務の自動化だけなのか、それとも一連の作業をまるごと自動化できるのかが変わってきます。自動化は生産性を高めるための重要な要素となるので、必ず確認しましょう。
③サポート体制が充実したものを選ぶ
クラウド型サービスに慣れていない・会計ソフトになれていない場合は、サポート付きのプランを選びましょう。電話もしくはメールチャットなどで分からないことを聞くことができるため自分で調べる時間が削減されます。また、会計知識がない方であれば、初心者でも簡単に使いやすいようなUIのものを選ぶことも大切です。
④外出が多いならスマホ対応のものを選ぶ
外出が多い形であれば外からでも確認できるよう、スマホ対応のものを選ぶと良いでしょう。 専用アプリを提供しているサービスもあり、電車での移動中などに仕訳をしたい方にオススメです。
⑤無料期間を利用してまず使ってみる
多くのクラウド型会計ソフトには、無料で体験期間が設けられているので、迷ったときにはまず使ってみることをおすすめします。実際に使うことで、文字の説明ではわからない操作性・サポートの返信の速さ・丁寧さ・自動化によって削減できる業務の幅を体感することができます。
また、フルスペック版を試すことで、どの機能が必要なのかを見極める良い機会となります。迷ったときには体感することが一番の判断材料になります。
まとめ
クラウド型会計ソフトを使うことで、コストの削減・最新機能による業務効率化・働き方改革などの面で大きなメリットを得られるでしょう。
無料体験などで試す際は、単なる使いやすさだけでなく、いかに生産性を上げられるかという視点でソフトを使ってみましょう。自社の状況にあったソフトを選ぶことができれば生産性の向上や新しい働き方を実現する一助となるはずです。
