【徹底解説】経理の業務フローと自動化すべき改善ポイント

経理業務を正しく理解し、改善していくためにも経理の業務フローを把握することは非常に重要です。

経理の業務のほとんどは決まった作業であるため、会社によって細かい処理に違いはありますが、大きなフローは共通していることが多くあります。

この記事では、フロー図と解説文を用いて「どの時期に何をやるべきか、どこにリソースを割くべきか、どこを効率化すべきか」を明らかにしていきます。

 

1 毎日の業務

企業は日々事業を遂行しており、それに付随して毎日会計取引が生じます。
日常的な会計取引の処理は経理部門が担当する企業もあれば、営業・購買・人事といった各部門に任せたり、ERP(業務統合パッケージ)や物流システム・会計システムにより自動化・効率化している企業もあります。

いずれにしても経理部門のミッションは、日々の会計処理が迅速かつ正確に実行されるようチェック、問題が起きたときには適切に対処することにあります。

業種によっても多少異なりますが、一般的に日常の経理業務としては、売上管理・購買管理・たな卸資産管理・立替経費精算・帳票及び証憑保管・非ルーチン業務に大別されます。

なお給与計算・源泉徴収業務は人事部門、予算実績管理業務は経営企画部門の業務であり、純粋な経理業務の範疇には含まないので、このコラムでは取りあげていません。

 

1-1 売上管理

納品書・請求書の発行・送付・検収確認を経て、会計帳簿(勘定元帳・得意先元帳)に記帳します。

事業部門やプロダクト部門でこだわりがあり、個別の売上管理システムを組んでいることが少なくありません。個別のシステムから会計データを連携できますが、新規事業や小規模プロダクトは手入力でこなしている事例も多く見られます。

 

1-2 購買管理

仕入先・支払先からの納品書・請求書の受領・検収を経て、会計帳簿(勘定元帳・仕入先元帳)に記帳します。

購買に関しては、その対象が商品・固定資産・販促物から広告・宣伝などの役務提供までと多種多様であり、固定資産システム・販促システムなどの個別の仕組みで管理している事例が多くみられます。
こうした個別システムから会計システムにつなげるのが理想です。

一方で、とくに販促物・広告については事業部門のこだわりが強く、複数のシステムを組んでいることが少なくありません。しかし、複数のシステムを使いながらも現実的には手入力での対応事例も上場企業でも残っています。

 

1-3 得意先からの入金確認

得意先からの売掛分入金確認は経理の仕事ですが、違算が出た場合の得意先窓口は営業担当が担うケースが多いようです。違算の大部分は、一般的には月末納品分の認識のずれであり、やがては解消します。

問題は、「うちは仕入れてない」といわれた時の対応です。こうしたケースでは得意先の検収印が押された納品書が重要な証拠になります。

その他、営業が勝手に約束した値引きなども問題となるケースがありますが、担当レベルでの解決は難しく、組織レベルでの協議に持ち込むことが多いようです。

 

1-4 たな卸資産管理

物流部門が日々の入庫・出庫をリアルタイムで記録します。日次レベルでの会計処理は、一般的には実施しません。

 

1-5 経費精算

社員個人が立て替えた出張費や飲食費等を精算します。かつては社員が経理部門に支払い申請を提出し、現金で精算していました。

最近では、クラウドによるASP(アプリケーション・サービス・プロバイダ)が一般化し、大企業でなくても、低コストで経費精算システムの導入が可能になりました。

その結果、社員個人が自らの端末で経費精算処理すると同時に、精算データがFB(ファームバンキング)で銀行につながり自動振り込みが可能になりました。おかげで経理部門の出納業務は省力化が図れています。

 

1-6 帳票・証憑保管

勘定元帳などの帳票、領収書・請求書などの証憑は、法人税法により一般的には7年以上の保管が義務付けられています。

帳票は、一定の要件(改ざん防止機能等)を満たせば電子帳簿による保管が認められています。

証憑はただ保管されるだけでなく、インデックス機能付与のためナンバリングなどが求められます。
そのための手作業は意外と業務負荷がかかります。

最近、国税庁は証憑の電子帳簿を認めるようになりましたが、タイムスタンプ(改ざん防止機能)の付与などハードルが高く、普及にはまだ時間がかかります。

 

1-7 非ルーチン業務

ERPや経費精算システムのおかげで、日次における経理業務負荷は、通常の商流や会計取引の範疇の定型業務に関しては省力化が進んでます(インターフェース間の手入力や証憑管理は残りますが)。

残るは、非定型業務です。たとえば、品質トラブルによる大量返品、得意先の倒産・売掛金回収、出張の誤請求(又は不正請求)チェックとその対応などは、ERP等に乗り辛くどうしても手作業が残ります。

 

2 月次業務

経理の月次業務フロー

月次決算は、税法や会社法で義務付けられているわけではありません。では、何のためかといえば、一つは仮払金等や売掛金等の異常値発見です。

年次決算期は月末に帳簿を締めてから短期間に処理しなければならないことがたくさんあり、極めて多忙です。ですので、月次レベルで起きる異常値などは早めに原因を発見し潰しておくことが肝要です。

もう1つは業績・予算管理です。経営企画部門では、売上・利益の予算に対する進捗実績を毎月モニタリング、ギャップが生じた場合には対策を講じます。

このため、経理部門は毎月の売上・利益実績を経営企画部門にフィードバックします。では具体的に、個別業務を説明します。

 

2-1 帳簿クローズ

一般的には月初1-2日目を目安に、前月分の日次処理をクローズします。クローズ後に処理漏れを確認の上、各種帳票(合計残高試算表・勘定元帳等・貸借対照表・損益計算書)を作成します。

 

2-2 経過勘定確認

例えば社員が出張に当たり、事前に概算で仮払いし、出張後精算することがよくあります。特に営業担当のように外回りが多い社員の場合、精算が滞り突きをまたがることも珍しくありません。

経過勘定には、こうした仮払金の他、仮受金・前払費用・未払費用等があります。経理部門はこうした経過勘定の残高を把握し、年末までには解消できるよう、関連部署に働きかけなければなりません。

 

2-3 月次実績のフィードバック

経営企画部門にフィードバックするのは損益計算書ですが、実際にはより細かい資料を求められます。

例えばプロダクト別やエリア別売上高や原価率実績、特定のプロジェクトに関連する費用の実績とその明細、接待費など特定勘定の内訳(主催者名・目的・場所・一人当たりの金額等)です。
あくまで分析に必要なデータなので、非定型の要素が強くシステム対応が難しい領域です。

 

3 年次業務

経理の決算業務

月次決算はあくまで経過的なプロセスに過ぎません。年次決算は「本決算」とも呼ばれ、正式なプロセスを踏まなくてはいけません。
大きな柱は、決算整理仕訳と計算書類作成です。付随して監査対応・税務署への申告業務等があります。

 

3-1 決算整理仕訳

決算整理仕訳は主に、引当金(退職給付引当金・貸倒引当金・賞与引当金等)の計上、仕入・売上の繰り越し(年末またぎ分)、たな卸し資産の評価計算、減価償却費の確定計上、有価証券などの評価替え、繰延税金資産の判定、リース会計処理などがあります。

最近は国際会計基準(IFRS)を採用する企業も増え、会計処理はより複雑化する傾向にあります。
また、企業買収や再編などの増加とともに、のれんの減損処理も新たに加わっています。

経理の専門知識を要する決算整理仕訳ですが、意思決定や判断を要するプロセスは少なく、かなりの部分が機械的に処理できます。

 

3-3 決算書類の作成

証券取引所に上場している企業の場合には、一般投資家に対し有価証券報告書・アニュアルレポートといった開示資料の作成が求められます。

株式会社なら必ず作成しなければならないのが、株主・債権者に決算報告するための計算書類・附属明細書です。計算書類は、貸借対照表・損益計算書・株主資本変動計算書・注記表で構成されます。

これも専門知識が必要ですが、フォーマットは経団連のホームページでひな形が掲載されており、機械的な処理が可能です。

 

3-4 監査対応

決算書類は、一定の監査を経て初めて正式なものと認められます。監査は資本金5億円未満なら監査役が担当します。上場企業や資本金5億円以上の企業の場合は、これに監査法人による監査が加わります。

監査法人の監査は、一気にハードルが上がり、対応に相応の時間を費やします。ただし提出資料の多くは定型的で、作成には専門性を要しますが、意思決定が必要なプロセスはあまりありません。

 

3-5 税務申告

税務申告業務の推進には税法の知識はもちろん、税務署との対応スキルも必要です。経理業務の中でも特殊な位置づけです。

申告書には「別表」と呼ばれる明細書の他に様々な書類を添付しなければなりません。しかも、資料作成プロセスのほとんどはシステム化されていません。

税務申告書には社内の機密事項も記載されていることも多く、神経を使う上に他の経理担当者と仕事をシェアする訳に行きません。
申告期日が迫ってくると、担当者は準備に忙殺されます。

 

4 今後の経理は自動化が主流になる

年次・月次・日次業務全般で、日本企業においてもERPと経費精算システムがここ数年で普及が進み省力化が図れました。

一方でインターフェースがつながってないシステムからERPへの会計データ転記、ERPシステムから決算データを転記しての管理資料作成が未だ手入力業務で残っています。それらをいかに解決するかが今後の経理の課題となるのです。

 

4-1 RPAであらゆる経理業務を自動化する

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)が、バックヤード業務の効率化ツールとして注目を集めています。

RPAはオリックス・みずほフィナンシャルグループ・ソフトバンクグループから導入が始まり、あっという間に中堅企業にまで普及がすすみました。
普及の理由は3つあります。

1番目は低コストです。 サーバー環境でシステムを組もうとすれば構築に数千万円、下手をすれば億単位のコストがかかります。一方でRPAは、年間数百万円でのコストで導入が可能です。

2番目は経理ユーザーサイドで仕組みを構築できる点です。通常のITシステムは、IT部門を通じてベンダーにシステム構築してもらわなければなりません。その点RPAは、経理担当者でも研修を受ければRPAのコーディングを習得できます。つまり痒いところに手が届くのです。

3番目が最も重要なのですが、今までシステム化が進んでいなかった業務、つまり他システムからERPへの手入力転記、逆にERPからのデータ抽出が自動化できるのです。

しかも、経理担当者が自分で仕組みを構築できるのです。
RPAの領域は、単純業務だけにとどまりません。RPAはルールがはっきりしているプロセスの処理が得意です。つまり、専門性が要求される決算整理仕訳や監査用資料作成にも対応できます。

 

4-2 経理業務をまるごと外注して自動化する

派遣会社をはじめとする経理のアウトソーサーも、RPAの導入をすすめています。派遣スタッフにRPA研修を受講させ、オペレーターとして育成しています。

こうしたアウトソーサーに経理業務を委託し、同時にRPA活用による自動化も実現できるのです。

もう1つのトレンドとして、最近は監査法人も経理業務のアウトソーサーを手掛けています。監査法人だけに、定型業務だけでなく税務申告・決算整理仕訳・計算書類作成といった専門性の高い領域を含め、経理業務を丸ごと請け負ってくれます。

 

5 まとめ

トヨタ自動車で代表されるように、徹底した「カイゼン」で日本の製造業は生産性を究極まで高めてきました。最近では色あせつつあるとはいえ、製造現場の効率性が日本の経済成長を支えてきたのです。

一方で日本のホワイトカラーは、欧米に比べて生産性が極めて低く、これが一人当たりGDPの足を引っ張っています。先進7か国では、イタリアに次いで低い6番目です。

つまり日本が今後成長していくには、バックヤードの生産性向上が欠かせません。とくに定型業務が中心の経理業務は、その代表です。ましてや今後は少子高齢化が進み生産人口が減ってきます。

生産性向上ツールとして期待されるRPAは、ここ1年で急速に普及が進んでいます。ただし、やみくもに導入して成果が上がるわけではありません。
欠かせないのが、業務プロセスの明瞭化・共有化です。「RPAはパートさんを雇ったものと考えろ」とよく言われます。パートさんに仕事を教えるベースが「業務プロセス記述書」なのです。

特に経理業務は属人化しているプロセスが多く、こうした「パンドラの箱」を空けていかなければRPAは一歩も進みません。
「RPAの第一歩は業務プロセスの記述から」と肝に銘じてください。